La question paraît anodine et elle piège beaucoup de gens dans leurs courriels, parce que l’accord ne dépend pas de ce qu’on croit. Il ne regarde ni la personne à qui l’on écrit, ni la gravité de la situation, mais uniquement celui qui parle.
« Je suis désolé » ou « je suis désolée » ?
L’adjectif s’accorde avec la personne qui parle. Un homme écrit « je suis désolé », une femme écrit « je suis désolée ». Le destinataire n’entre pas en compte. Au pluriel, on écrit nous sommes désolés, ou désolées si le groupe est entièrement féminin.
Pourquoi l’accord se fait-il avec le locuteur ?
Parce que désolé est un adjectif attribut du sujet, et que le sujet est je. Il décrit l’état de celui qui parle, exactement comme dans je suis fatigué ou je suis content.
- Une femme écrit : je suis désolée du retard.
- Un homme écrit : je suis désolé du retard.
- Un groupe mixte écrit : nous sommes désolés.
- Un groupe de femmes écrit : nous sommes désolées.
La même règle vaut pour toutes les formules de politesse construites de la même façon : je suis ravi ou ravie, je suis navré ou navrée, je vous en suis reconnaissant ou reconnaissante.
Le cas des courriels signés par plusieurs personnes
Un message envoyé au nom d’une équipe pose une difficulté réelle. Si vous écrivez je alors que la signature porte deux noms, l’accord devient incohérent.
La solution la plus propre est de passer au pluriel : nous sommes désolés. Elle règle l’accord et correspond à la réalité de l’envoi. À défaut, une tournure impersonnelle évite la question : nous vous prions de nous excuser.
« Je m’excuse » ou « je vous prie de m’excuser » ?
Cette question accompagne toujours la précédente, et elle vaut d’être tranchée. « Je m’excuse » est critiqué, pour une raison logique : on ne peut pas s’excuser soi-même, puisque le pardon vient de l’autre.
- je vous prie de m’excuser : la forme la plus correcte, un peu formelle.
- veuillez m’excuser : correcte, plus brève.
- excusez-moi : parfaitement correcte, plus directe.
- je suis désolé : correcte, exprime le regret plutôt que la demande de pardon.
- je m’excuse : très répandu à l’oral, critiqué à l’écrit soigné.
La critique de je m’excuse est ancienne et l’usage ne l’a jamais fait disparaître. Dans une conversation, personne ne le relèvera. Dans un courriel professionnel ou une lettre, préférez l’une des quatre autres formules.
Le degré de la formule
Les mots de l’excuse ne pèsent pas le même poids, et employer le plus fort pour un retard de cinq minutes sonne faux.
- désolé : le terme courant, adapté à la plupart des situations.
- navré : plus fort, marque un regret réel.
- confus : marque la gêne, s’emploie pour une maladresse.
- je vous présente mes excuses : formel, pour une faute avérée.
- toutes mes excuses : bref et courtois, très employé en courriel.
Un dernier point de rédaction : une excuse gagne à être suivie d’un fait, pas d’une explication. « Désolé pour le retard, voici le document » vaut mieux que trois lignes justifiant le retard, qui donnent l’impression de se défendre plutôt que de s’excuser.
Questions fréquentes
Une femme écrit-elle « désolé » ou « désolée » ?
Désolée, avec deux e. L’adjectif s’accorde avec la personne qui parle, pas avec le destinataire.
« Je m’excuse » est-il une faute ?
Ce n’est pas une faute de grammaire, mais une formule critiquée : on ne peut pas s’accorder à soi-même un pardon. Préférez veuillez m’excuser ou excusez-moi.
Comment écrire une excuse au nom d’une équipe ?
Au pluriel : nous sommes désolés, ou nous vous prions de nous excuser. Le je crée une incohérence avec une signature collective.
À retenir
- L’accord se fait avec la personne qui parle, jamais avec le destinataire.
- Une femme écrit désolée, un groupe mixte désolés.
- Je m’excuse est critiqué : préférez veuillez m’excuser.
- Une excuse suivie d’un fait vaut mieux qu’une excuse suivie d’une justification.
Les formules de politesse concentrent une part importante des fautes de courriel. Nous en traitons d’autres dans notre relevé des 100 fautes les plus courantes.